Online trouwuitnodiging met RSVP: zo weet je wie komt

De uitnodigingen zijn verstuurd. Een paar gasten reageren meteen, een paar pas na een herinnering en sommigen nooit. Ondertussen wachten de zaal en de cateraar op een getal. Hoeveel gasten komen er eigenlijk?

Een online trouwuitnodiging met RSVP geeft jullie dat antwoord. RSVP komt van het Franse répondez s'il vous plaît: antwoord alstublieft. Gasten openen één link, zien alles over de dag en melden zich zelf aan. Jullie zien in een overzicht wie er komt.

Waarom wij dit zelf bouwden

Onze oprichter werkt naast Pixartweddings ook in de IT. Toen hij ging trouwen, bouwde hij de uitnodiging voor zijn eigen bruiloft zelf.

Hij liep tegen iets aan dat jullie misschien herkennen: veel gasten reageerden niet op de uitnodiging. Je stuurt hem rond, je wacht, en je weet niet wie er nou precies komt. Komt tante met haar hele gezin? Neemt die collega iemand mee? Eet er iemand vegetarisch? Zolang je dat niet weet, blijf je schatten, terwijl de catering een aantal nodig heeft en de decoratie moet weten voor hoeveel mensen er iets klaar moet staan.

Met zijn online uitnodiging veranderde dat. Gasten meldden zich op één plek aan, en hij kreeg een overzicht dat hij kon gebruiken voor de catering en de decoratie. Hij kon alles met iedereen afstemmen, op echte aantallen in plaats van op een gok. Er viel een hele last van hem af.

Hij kon de uitnodiging ook naar zijn hand zetten: eigen namen, eigen planning, eigen vragen aan de gasten. En omdat alles op één plek stond, hoefde niemand meer te vragen hoe laat het begon, waar het was en wat er die dag gebeurde. Het antwoord stond in de uitnodiging. Daaruit is de online uitnodiging gegroeid die we nu ook aan bruidsparen aanbieden.

Wat een online trouwuitnodiging met aanmelden oplost

Een online trouwuitnodiging, ook wel digitale trouwkaart genoemd, is een pagina met een eigen link. Die deel je via WhatsApp of Instagram, of je zet een QR-code op je papieren kaart.

Voor gasten staat alles bij elkaar. Ze zien de datum, de planning van de dag en een aftelklok. Bij elke locatie staat het adres met een routeknop, en met één klik zetten ze de dag in hun agenda. Onderaan melden ze zich aan met hun naam, ja of nee, en de vragen die jullie zelf hebben gekozen: het aantal personen, dieetwensen of allergieën, een e-mailadres, een telefoonnummer.

Voor jullie komt alles in één overzicht. Bovenaan staan drie tellers: hoeveel gasten komen, hoeveel personen dat in totaal zijn en hoeveel mensen niet kunnen. Daaronder staat de lijst met alles wat gasten hebben ingevuld, die je kunt downloaden als Excel-bestand (CSV). Zo stuur je de cateraar of de zaal een lijst door zonder iets over te typen. Het overzicht open je met een eigen link die jullie van ons krijgen.

Wil je zien hoe het eruitziet? Open de voorbeelduitnodiging en probeer het aanmeldformulier uit. Het is een demo: er wordt niets verstuurd.

Waar let je op?

Aanmelden werkt pas goed als je vooraf een paar dingen bedenkt.

Een deadline voor aanmelden. Vraag de zaal en de cateraar tot wanneer jullie aantallen mogen doorgeven en zet de deadline daar ruim voor. In de uitnodiging staat dan: laat het ons weten vóór die datum.
Dieetwensen en allergieën. Vraag er meteen naar bij het aanmelden. Dan hoef je er later niet achteraan te bellen, en heeft de cateraar het per gast.
Aantal personen en plus-één. Bepaal vooraf wie er welkom zijn: alleen een partner, ook kinderen? Zeg dat duidelijk, ook tegen jullie families. Vraag je met hoeveel personen een gast komt, dan zie je meteen hoeveel plekken je nodig hebt.
Locatie en parkeren. Ceremonie en feest zijn vaak niet op dezelfde plek, dus zet beide adressen erop. Gebruik alleen het adres van de zaal, kerk of stadhuis, geen privéadres: de link gaat rond. Weet je hoe het met parkeren zit, zet dat dan bij de planning.
Het programma. Zet alle momenten met een tijd erop, ook de momenten die maar voor een deel van de gasten zijn, zoals de ceremonie of de inloop voor het diner.

Wat je wanneer regelt, staat in onze checklist voor de bruiloft. Stuur de uitnodiging ruim van tevoren, zeker naar familie die van ver komt.

Zo werkt het bij Pixartweddings

Jullie kiezen op de pagina over de online uitnodiging een pakket, vullen één formulier in en betalen online met iDEAL of creditcard. In het formulier staan jullie namen, de trouwdatum, de planning, de locaties, de datum waarvoor gasten zich moeten aanmelden en de vragen die gasten krijgen. Binnen twee werkdagen na betaling staat de uitnodiging online. Jullie krijgen een eigen link voor de gasten, een QR-code en de link naar jullie overzicht. Aanpassen kan daarna altijd nog.

Bij kant-en-klaar krijgen jullie onze vaste Pixartweddings-stijl met jullie eigen gegevens. Bij op maat ontwerpen wij de uitnodiging in jullie thema, met extra onderdelen zoals dresscode, cadeautips of overnachten, en eventueel tweetalig, bijvoorbeeld in het Nederlands en het Turks. Organiseren jullie een Turkse bruiloft? Lees dan ook ons stappenplan voor het organiseren van een Turkse bruiloft.

Veelgestelde vragen over de online uitnodiging

Hoe weet je hoeveel gasten er komen?

Via de aanmeldingen. Elke gast die zich aanmeldt, staat in jullie overzicht, met het aantal personen als jullie daar bij het aanmelden naar vragen. Leg de lijst naast jullie eigen gastenlijst. Wie ontbreekt, benader je zelf met een persoonlijk bericht en dezelfde link.

Is een digitale trouwkaart ook iets voor oudere gasten?

Ja. Het is een gewone link die in elke browser opent, zonder app en zonder account. Wie liever papier heeft, zet een QR-code op de papieren kaart. Heeft iemand geen smartphone, dan kun je de aanmelding met dezelfde link zelf voor hem of haar invullen.

Wat vragen gasten bij het aanmelden?

Altijd een naam en of ze erbij zijn. Daarna kiezen jullie zelf: met hoeveel personen ze komen, dieetwensen of allergieën, een e-mailadres en een telefoonnummer.

Hoe snel staat de uitnodiging online?

Binnen twee werkdagen na betaling. Bij kant-en-klaar blijft de uitnodiging online tot een maand na de bruiloft.