Wanneer boek je een trouwfotograaf en videograaf?

Wanneer boek je een trouwfotograaf? Het korte antwoord: zodra jullie datum en locatie vaststaan, en voor een zaterdag in het voorjaar of de zomer liever eerder dan later. Een fotograaf of videograaf kan maar één bruiloft per dag doen. Wie een populaire datum kiest, deelt die datum met heel veel andere stellen. In deze blog lezen jullie hoe ver van tevoren je het best boekt, welke datums het eerst vol zitten en hoe jullie je datum definitief vastleggen.

Wanneer boek je een trouwfotograaf: de vuistregel

Reken voor een zaterdag tussen mei en september op ongeveer negen tot twaalf maanden van tevoren. Dan hebben jullie nog keuze. Voor een datum in de winter, of voor een kleinere bruiloft, is zes maanden vaak ruim genoeg. En kort van tevoren? Dat kan ook, maar dan bepaalt de agenda van de fotograaf mee, in plaats van jullie wensen.

De volgorde die bijna altijd werkt:

1. Datum en locatie. Alles hangt hiervan af. Zonder datum kan niemand toezeggen.
2. Fotograaf en videograaf. Direct daarna, omdat zij maar één bruiloft per dag doen.
3. De rest. Visagie, bloemen, DJ, taart en kleding hebben vaak meer ruimte in hun agenda.

Twijfelen jullie nog tussen twee datums? Vraag dan bij jullie favoriete fotograaf welke van de twee nog vrij is, voordat jullie de zaal definitief maken. Zo voorkomen jullie dat de locatie rond is en de fotograaf net niet kan.

Welke datums het eerst vol zitten

Niet elke datum is even druk. Volgens cijfers van het CBS werd in 2023 het vaakst getrouwd in juni (15 procent van alle huwelijken), gevolgd door september (14 procent) en mei (12 procent). December was het rustigst, met 4 procent. De populairste weekdag was vrijdag: 29 procent van de huwelijken werd op een vrijdag gesloten.

Voor fotografen en videografen komt daar het weekend bij. Sommige stellen trouwen op vrijdag voor de wet en geven op zaterdag het feest. En bijzondere datums, zoals Valentijnsdag, trekken volgens het CBS veel meer stellen dan een gewone dag. Kiezen jullie zo'n datum, boek dan nog eerder.

Wat dit voor jullie betekent:

• Zaterdag in mei, juni of september: de drukste combinatie. Boek zodra de locatie rond is.
• Vrijdag of zondag in het hoogseizoen: iets meer ruimte, maar ook gewild.
• Herfst en winter: meer keuze, en zachter licht voor foto en film. Lees ook onze tips voor trouwfoto's bij regen en in de winter.
• Doordeweeks: vaak het makkelijkst te boeken.

Een tijdlijn: zo ver van tevoren regelen jullie wat

Twaalf tot achttien maanden van tevoren. Budget, een ruwe gastenlijst, de datum en de locatie. Bij een groot feest met veel gasten is dit het moment om te beginnen.

Negen tot twaalf maanden van tevoren. Fotograaf en videograaf. Plan een kennismaking, zodat jullie weten wie er op de dag naast jullie staat en hoe die werkt.

Zes maanden van tevoren. Kleding, visagie, muziek en de grote lijnen van het draaiboek. Onze checklist voor de bruiloft zet alles per periode op een rij.

Drie maanden van tevoren. De planning van de dag in detail: tijden, adressen en de momenten die jullie absoluut niet willen missen. Daarbij helpt onze tijdlijn voor de trouwdag.

Minimaal twee weken van tevoren. De melding van het voorgenomen huwelijk bij de gemeente. Dat moet volgens de checklist van de Rijksoverheid uiterlijk twee weken voor de trouwdatum, en jullie geven daarbij twee tot vier getuigen op. Sommige gemeenten raden aan de datum veel eerder vast te leggen; in trouwen in Utrecht lees je bijvoorbeeld dat de gemeente daar minimaal drie maanden aanhoudt.

Eerst de locatie of eerst de fotograaf?

Meestal eerst de locatie. Een zaal heeft vaak maar een paar vrije datums, en die bepalen de rest. Maar hebben jullie een fotograaf of videograaf gezien van wie het werk jullie echt raakt? Check dan eerst of die op jullie gewenste datum kan. Een andere zaal is makkelijker te vinden dan iemand die jullie dag precies zo vastlegt als jullie willen.

Kijk bij het kiezen niet alleen naar losse foto's op Instagram. Bekijk een hele bruiloft, van het aankleden tot de dansvloer, zoals bij Ani & Nico. Dan zien jullie of de stijl de hele dag overeind blijft. Welke vragen je in een kennismaking stelt, lees je in vragen aan je trouwfotograaf.

Foto en video tegelijk boeken

Willen jullie allebei, foto en film? Boek ze dan in één keer. Twee losse partijen moeten allebei op dezelfde dag vrij zijn, en dat maakt de puzzel groter. Bij één team checken jullie één agenda en hebben jullie één aanspreekpunt. Bij ons fotografeert Ceyda en filmt Furkan, en de ceremonie wordt volledig gefilmd met twee camera's. De voor- en nadelen staan in fotograaf en videograaf: apart of samen boeken?, en wat we op de dag doen lees je op de pagina over trouwfotograaf en videograaf voor jullie bruiloft.

Zo leggen jullie je datum bij ons vast

Zo werkt boeken bij Pixartweddings, in vier stappen:

1. Check jullie datum. Vul de datum in en jullie zien direct of hij nog vrij is.
2. Laat jullie gegevens achter. Dan bellen we jullie voor een kennismaking.
3. Kennismaken. Jullie vertellen over de dag, de tijden en de locatie. Wij vertellen hoe we werken en welke extra opties passen.
4. Datum vastleggen. Met de aanbetaling staat jullie datum vast en houden we de dag volledig voor jullie vrij.

Tot de aanbetaling is een datum nog niet gereserveerd. Twijfelen jullie nog? Vraag dan gerust wat er vrij is in de periode die jullie in gedachten hebben. Meer over de werkwijze staat op zo werkt boeken.

Wat als jullie datum al dichtbij is?

Ook dan loont het om te kijken. Wij fotograferen en filmen op zaterdag en zondag, en een doordeweekse datum kan op aanvraag. Gaan jullie eerst klein trouwen op het stadhuis en later groot feesten? Dan kan het stadhuis een apart, korter moment zijn. Lees daarover meer bij fotograaf voor jullie wettelijke huwelijk.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren boek je een trouwfotograaf?

Voor een zaterdag tussen mei en september: negen tot twaalf maanden van tevoren. Voor een datum buiten het seizoen of doordeweeks is zes maanden vaak genoeg. Hoe populairder de datum, hoe eerder.

Kunnen we al boeken als de locatie nog niet vastligt?

Ja, als de datum vaststaat. De locatie kunnen jullie later doorgeven. Zonder datum kan een fotograaf niets voor jullie vrijhouden.

Wanneer staat onze datum bij jullie vast?

Na de aanbetaling. Vanaf dat moment houden we de dag volledig voor jullie vrij en nemen we geen andere boeking aan.

Is een vrijdag of doordeweekse dag makkelijker?

Vaak wel. Wij werken op zaterdag en zondag, en een doordeweekse datum kan op aanvraag. Vraag het gewoon: soms is er meer ruimte dan jullie denken.

Weten jullie je datum al? Check direct of jullie datum nog vrij is, of stuur ons een bericht via WhatsApp. Dan horen jullie snel of we erbij kunnen zijn.